4 วิธีการทำงานแบบ Multitasking ควรไปต่อหรือพอแค่นี้

multitasking skill

เชื่อว่าคนทำงานทุกคนล้วนชอบที่จะอยากได้งาน และทำงานในตำแหน่งที่ตัวเองถนัดที่สุด ได้ทำงานที่ตัวเองรัก ซึ่งแต่ละคนก็มีความถนัดแตกต่างกันไป แต่เมื่อมองมุมกลับในด้านผู้ว่าจ้างหรือองค์กร มักจะสวนทางกันเสมอ เพราะผู้ว่าจ้างส่วนมาก (ในปัจจุบัน) ชอบที่จะได้คนที่สามารถความสามารถหลากหลายในเชิงกว้างที่ทำงานได้หลายๆ ยืดหยุ่น ทำงานได้หลายอย่างพร้อมกันหรือเรียกว่ามี Multitasking skill

Multitasking skill คืออะไร

การทำงานแบบ Multitasking สรุปแบบง่ายๆ ก็คือ การทำงานแบบไม่โฟกัสกับสิ่งใดสิ่งนึงมากจนเกินไป แม้การทำงานแบบนี้ดูเหมือนว่าจะสามารถสะสางงานให้เสร็จได้ หลายงานหลายโปรเจ็คพร้อมๆ กัน

แต่ผมยังเชื่อว่าการทำงานแบบโฟกัสทีละสิ่งนั้นทำให้งานมีคุณภาพมากกว่า การทำงานให้เสร็จกับการทำงานให้สำเร็จมีความแตกต่างกันมาก

แม้ว่าการทำงานแบบนี้ อาจทำให้ดูเหมือนพนักงานหรือคนทำงานนั้นดูมีความสามารถรอบด้าน มีความหลากหลายหรือดูมีความยืดหยุ่นแต่รู้หรือไม่ว่า..สมองคนเราไม่ได้ออกแบบมาให้ทำงานลักษณะนี้

ทำไมบางคนจึงสามารถทำ Multitasking ได้ดี

มีหลายคนที่ก้าวหน้าในอาชีพการงานจนประสบความสำเร็จจากการทำงานรูปแบบนี้ นั่นก็อาจเป็นเพราะว่าเขาสามารถวางแผนและควบคุมงานได้อย่างเป็นระบบจากความสามารถและความเชี่ยวชาญที่มีอยู่ ทำให้เมื่อมองจากภายนอกเขาจึงดูเป็นคนที่ทำงานแบบ Multitasking อยู่ แต่จริงๆ แล้วเขาจัดการงานทีละส่วนอย่างมีระบบและแบบแผน

Multitasking ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานด้อยลงหรือไม่

มีงานวิจัยหลายชิ้นที่ทำงานทดสอบเปรียบเทียบระหว่างผู้ที่ทำงานแบบสลับไปมาแบบนี้ กับผู้ที่ไม่ต้องทำงานลักษณะนี้ พบว่าวิธีการแบบสลับไปมาทำให้การทำงานช้าลงกว่า 40-50% นั่นเพราะว่าสมองของคนเราในขณะที่ทำงานจะต้องมีสมาธิในการทำงาน

ซึ่งโดยเฉลี่ยสมองจะรวบรวมสมาธิได้อาจใช้เวลาถึง 25 นาที (แล้วแต่คน) เพื่อให้มีสมาธิในการทำงาน และโฟกัสในตัวงานนั้นๆ ได้ และกว่าจะสลับมาทำอีกงานก็ต้องใช้เวลาเท่าๆ กัน

งานวิจัยยังบอกอีกว่าพนักงานหลายคนที่ทำงานแบบ Mutitasking ต้องใช้เวลากับการทำงานมากขึ้น ส่งผลให้ร่างกายอ่อนล้าสะสมมากกว่าคนทั่วไป นำไปสู่ความเครียดสะสมรวมถึงอาจส่งผลต่ออาการของโรคบางชนิด เช่น โรคซึมเศร้า สมาธิสั้น หรือแม้แต่การหมดไฟในการทำงาน (Burnout)

คราวนี้พอเมื่อพนักงานในองค์กรจำนวนมากต้องสะสางงานหลายๆ อย่างแบบนี้ทำให้ Working Process ของการทำงานโหลดมากขึ้น อย่างเช่นงานค้างสะสมจำนวนมาก โดยเฉพาะในระดับปฎิบัติการ การจัดการจนทำให้เกิดปัญหาด้านความสัมพันธ์ในองค์กรอีกด้วย

ซึ่งหลายองค์กรใช้วิธีการแก้ปัญหาที่ปลายเหตุโดยการเฟ้นหาเฉพาะคนที่มีความสามารถตาม Job Description หน้าที่และความสามารถอย่าง Multitask ในแบบองค์กรต้องการเท่านั้น

คุณอาจสนใจบทความเรื่อง Workaholic

working women busy multitasking

4 วิธีจัดการงานแบบ Multitasking

คำอธิบายสั้นๆ ที่อาจช่วยคุณให้สามารถจัดการกับงานให้อยู่หมัด ในเวลาที่หัวหน้าคุณกำลังจะยัดเยียดความเป็น Multitasking มาสู่โต๊ะทำงานของคุณด้วย 4 วิธีการง่ายๆ ดังนี้

1. Checklist และสำรวจงานที่ต้องจัดการ

เริ่มและตั้งใจทำงานกับงานเดียวก่อน มีสมาธิกับงานที่ได้รับมอบหมายทีละงาน โดยอาจจะใช้เทคนิค Pomodoro คือการทำงานโดยโฟกัสที่งานเป็นเวลา 25 นาที และพักทุกๆ 5 นาทีหลังจากครบ 25 นาที วิธีนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้

2. Sequence เรียงลำดับความสำคัญงาน

การได้รับงานที่มอบหมายมาว่าสำคัญแล้ว ที่สำคัญกว่างานก็คือการจัดเรียงลำดับงานนี่แหละครับที่จะช่วยให้งานของคุณสำเร็จและบรรลุเป้าหมายได้อย่างรวดเร็ว เทคนิคคือการแบ่งความสำคัญ ความจำเป็นออกมาเป็น 4 ประเภทดังนี้

  • งานเร่งรีบ – สำคัญ
  • งานไม่เร่งรีบ – สำคัญ
  • งานเร่งรีบ – ไม่สำคัญ
  • งานไม่เร่งรีบ – ไม่สำคัญ

โดยประสบการณ์ส่วนตัวของผมเชื่อว่าจริงๆ แล้วงานทุกชิ้นนั้น “สำคัญ” แต่สุดท้ายเราจะสามารถแบ่งลำดับความสำคัญปลีกย่อยออกมาแบบนี้ได้ครับ เพื่อให้รู้ว่าเราควรทำงานนั้นก่อนหรือหลัง เพราะผมพบความจริงที่ว่า หลายๆ งานมักจะล้มเหลวไม่เป็นท่า เพราะจากการที่เราให้ความสำคัญผิดลำดับ

3. การบริหารเวลา

การบริหารเวลาในการทำงานก็เป็นส่วนสำคัญไม่แพ้กัน เราอาจใช้การ Time Blocking หรือการแบ่งเวลาการทำงานว่าจะทำงานนี้ตอนไหน และให้เสร็จเมื่อไหร่ไปเลย เช่น งานแรกใช้เวลา 3 ชั่วโมง งานที่ 2 เริ่มกี่โมงและใช้เวลากี่ชั่วโมง โดยประเมินจากความสามารถของตัวเอง

4. จัดสรรเวลาในการพักผ่อน

มันเป็นไปไม่ได้แน่นอนว่าการทำงาน 8 ชั่วโมงของคุณจะสามารถทำเต็ม 8 ชั่วโมงได้จริงๆ (ซึ่งมันผิดมนุษย์) ที่จะไม่มีการพักสายตาหรือพักสมองนอกเหนือจากการพักทานอาหารกลางวัน

เพราะฉะนั้นคุณควรจัดสรรเวลาให้ดีอย่างเช่นการใช้ Social Media การพักสายตาหรือการแจ้งเตือนในมือถือ หรืออะไรก็ตามที่จะรบกวนสมาธิการทำงาน เพื่อไม่ให้ปัจจัยและสิ่งเร้าเหล่านี้รบกวนการทำงานของคุณมากเกินไป

Multitask skill อาจไม่ได้ดูสวยหรูเหมือนอย่างที่ใครหลายๆ คนคิด แต่เราก็สามารถจัดการและบริหารมันได้ เพื่อความสำเร็จในหน้าที่อาชีพการงานของคนทำงานอย่างเราๆ ครับ

ที่มา : https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique